Elektronischer Datenaustausch EDI

Informationen aus vertrauenswürdigen und Quellen effizient austauschen

Zettelwirtschaft adé: Mit EDI, dem elektronischen Datenaustausch werden Nachrichten wie Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen nicht mehr per Papier, sondern in elektronischer Form verschickt. Erfolgt der Austausch in Form standardisierter Daten, bietet dies Geschäftspartnern viele Vorteile. So lassen sich beispielsweise Kommunikationsfehler reduzieren, Geschäftstransaktionen schneller durchführen oder Aktualisierungen von Produktinformationen in Echtzeit vornehmen. Unternehmen können ihre Transaktionen sicher und transparent durchführen, erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse erzielen und die Qualität ihrer Prozesse steigern.

Was ist EDI?

Unter EDI (Electronic Data Interchange) versteht man den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten wie beispielsweise Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen zwischen Geschäftspartnern. Diese Dokumente werden in Form von strukturierten Daten (etwa auf Basis der GS1 Standards EANCOM® oder GS1 XML am besten ohne manuelle Eingriffe ausgetauscht. EDI umfasst unter anderem den Stammdatenabgleich, die Auftrags- und Lieferverwaltung, die finanzielle Abwicklung sowie die Transport- und Lagerverwaltung.

Der entscheidende Vorteil von EDI gegenüber papierbasierten Geschäftsprozessen ist die schnelle automatisierte Verarbeitung, die geringe Fehlerquote bei gebuchten Belegen und die Möglichkeit, EDI-Nachrichten automatisch in ERP-Systemen weiterzuverarbeiten

Elektronischer Datenaustausch: Einfach besser mit GS1 Standards

Basis für eine effiziente Kommunikation via EDI sind einheitliche Standards, die das Format der Nachrichten regeln. Erst wenn Sender und Empfänger, etwa Hersteller und Logistikdienstleister, ihre Informationen in einem standardisierten Nachrichtenformat austauschen, können Daten automatisch weiterverarbeitet werden. Wir unterstützen sie dabei, den elektronischen Datenaustausch EDI mit GS1 Standards in der Praxis umzusetzen.

EANCOM®

Der weltweit etablierte Nachrichtenstandard von GS1 für den elektronischen Datenaustausch EDI, der vor allem in der Konsumgüterindustrie zur Anwendung kommt. Er basiert auf UN/EDIFACT.

WebEDI

Geschäftspartner, die über kein eigenes EDI-fähiges System verfügen oder nicht über klassisches EDI angebunden sind, könne auf einfachem Wege automatisiert Geschäftsdokumente austauschen.

GS1 XML

Ein EDI Standard, der speziell für den Austausch von Geschäftsdokumenten über das Internet entwickelt wurde. Er basiert auf XML und kann sowohl von Maschine als auch Mensch gelesen werden.

EDI in der Praxis

EDI-Services

Wir unterstützen Sie beim erfolgreichen Einstieg in EDI mit unseren nützlichen Tools und Services.

CashEDI / Bargeldlogistik

Auch Bargeldflüsse lassen sich mit CashEDI verfolgen und machen Bargeldprozesse effizienter, transparenter und sicherer.

ZUGFeRD / FACTUR-X: Elektronische Rechnung

ZUGFeRD erleichtert Ihnen den Einstieg in den elektronischen Rechnungsaustausch und lohnt sich insbesondere für KMU.

E-Rechnung und Wachstumschancengesetz

Die E-Rechnung wird ab 2025 mit dem Wachstumschancengesetzschrittweise im B2B-Bereich zur Pflicht. Stellen sie sich jetzt richtig auf.

Wissen rund um EDI

EDI ist das Backbone der Digitalisierung, da durch strukturierte Daten eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird. Der entscheidende Vorteil von EDI gegenüber papierbasierten Geschäftsprozessen ist die schnelle automatisierte Verarbeitung, die geringe Fehlerquote bei gebuchten Belegen und die Möglichkeit, EDI-Nachrichten automatisch in ERP-Systemen weiterzuverarbeiten.

Der meist genutzte Standard für den elektronischen Datenaustausch EDI ist EANCOM®, das UN/EDIFACT-Subset von GS1. Umgesetzt wird EANCOM® in Deutschland über die deutschen Anwendungsempfehlungen für verschiedene Prozesse und Branchen. Darüber hinaus bietet GS1 den Standard GS1 XML und unterstützt die ZUGFeRD-Standards auf Basis von UN/CEFACT XML.

Beim elektronischen Datenaustausch werden auf Senderseite die Inhouse-Daten in ein Standard-EDI-Format konvertiert und an den Partner übertragen. Beim Empfänger werden die Daten eingelesen, in das eigene Inhouse-Format konvertiert und anschließend in das ERP-System übertragen. Dies kann über einen eigenen Konverter oder über einen Dienstleister (EDI-Clearing) erfolgen. Für Unternehmen ohne EDI-Infrastruktur werden WebEDI-Lösungen angeboten.

Auf dem Markt gibt es verschiedene EDI-Lösungen, von reiner Konverter-Software bis zu Full-Managed-Services. Anbieter sind unter anderem auf dem Partner Portal von GS1 Germany “PINE” zu finden.

Da mit EDI unternehmenskritische Prozesse umgesetzt werden, sind entsprechende Sicherheitsmechanismen zu beachten. Die Übertragung erfolgt in der Regel über abgesicherte Verfahren wie AS2 (Applicability Statement 2).

In der GS1-Community werden unter anderem folgende Branchen und Prozesse mit EDI umgesetzt:

EDI ist ein seit Jahrzehnten anerkanntes Verfahren. Zwischen den Geschäftspartnern können entsprechende Vereinbarungen (EDI-Vertrag) geschlossen werden, um notwendige Details zu EDI-Datenaustausch festzulegen. Nutzen Sie zur Vorbereitung doch einfach die GS1 Germany Mustervereinbarungen.

Aus steuerrechtlicher Sicht ist unter anderem die richtige Archivierung zu beachten. Bei E-Rechnungen sind zusätzlich die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts zu befolgen.