E-Rechnungen
Für Unternehmen lohnt sich die Umstellung auf elektronische Rechnungen bereits heute: geringere Kosten, verbesserte Verwaltungs- und Personalaufwände, schnellere Geschäftsprozesse und erhöhte Transparenz sowie Sicherheit sind nur einige Vorteile, von denen Unternehmen profitieren, wenn sie die E-Rechnung einführen.
Was ist eine E-Rechnung?
Laut neuem Umsatzsteuergesetz gilt für E-Rechnungen die folgende Definition:
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, oder kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden.
Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm EN16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.
Die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich kommt ab 2025
Mit dem Wachstumschancengesetz werden elektronische Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland schrittweise ab 2025 zur Pflicht. Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmermüssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können.
Papier- und PDF-Rechnungen wird es dann nicht mehr geben.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für EDI?
In Deutschland wird das EDI-Verfahren bei Rechnungen (EANCOM® INVOIC) weiter erhalten bleiben. Gegebenenfalls müssen hier Anpassungen an die Inhalte erfolgen, damit die geforderte Kompatibilität/ Interoperabilität mit der europäischen Norm gegeben ist. Bis Ende 2027 kann das bisherige Verfahren ohne Änderungen beibehalten werden.
Sobald hier entsprechende Erkenntnisse vorliegen, wird GS1 Germany hierzu informieren.
Welche weiteren Formate kann ich für E-Rechnungen nutzen?
Unternehmen müssen sich zum Thema E-Rechnung auch außerhalb von EDI optimal aufstellen, um die neue Gesetzgebung zu erfüllen und von dem Digitalisierungsschub zu profitieren. Zukünftig kommen alle elektronischen Rechnungen in einem strukturierten Format. Scannen oder manuelles Erfassen solcher Rechnungen ist dann nicht mehr notwendig.
Abseits von EDI bietet sich für Rechnungen auch ZUGFeRD als hybrides Format an, denn hier wird eine Visualisierung direkt als PDF mitgeliefert. Darüber hinaus gibt es ZUGFeRD/FACTUR-X in verschiedenen Ausprägungen: Als Basisversion, die 1:1 der EU-Norm EN16931 entspricht, aber auch als „ZUGFeRD Extended“ mit einem erweiterten Datenmodell zur Unterstützung der Geschäftsprozesse.
Was kommt auf europäischer Ebene über die E-Rechnungspflicht hinaus?
Bei der E-Rechnungspflicht wird es nicht bleiben. In Deutschland ist auch ein Meldesystem für Rechnungen geplant. Dies ist voraussichtlich angelehnt an die zukünftige EU-Richtlinie zu ViDA (VAT in the Digital Age). Mit ViDA soll das Mehrwertsteuersystem der EU digitalisiert, modernisiert und für Unternehmen effizienter und betrugsresistenter gemacht werden. Entsprechend sind in ViDA eine E-Rechnungspflicht und ein Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze geplant.
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