Rechtssicherheit für elektronische Reklamationen und Gutschriftverfahren

Ob Belastungsanzeigen im Falle einer Reklamation oder Gutschriftverfahren – Unternehmen, die diese Prozesse per EDI (Electronic Data Interchange) abwickeln wollen, müssen hierfür laut Umsatzsteuergesetz eine gemeinsame Vereinbarung treffen. Für beide Fälle hat GS1 Germany jetzt Mustervereinbarungen entwickelt, die den Marktteilnehmern Rechtssicherheit bieten und aufwendige Prüfungen für jede einzelne Geschäftsbeziehung ersparen.

Im Juni 2009 veröffentlichte die Branchenorganisation bereits eine Mustervereinbarung für Rechnungen auf Basis des Kommunikationsstandards EANCOM®. Diese gewährleistet nach Wegfall der Sammelabrechnung eine rechtssichere Abwicklung des digitalen Rechnungsverkehrs. Inzwischen haben sich alle großen Handelsunternehmen darauf verständigt, die GS1 Germany-Mustervereinbarung einzusetzen. Somit existiert jetzt für alle Unternehmen, die EDI-Rechnungen versenden oder empfangen, ein einheitlicher Rahmen, um vom elektronischen Datenaustausch zu profitieren.

Neben den klassischen EDI-Rechnungen vom Lieferanten an den Kunden musste auch für weitere Prozesse eine Regelung gefunden werden. Dazu gehören Belastungsanzeigen im Falle einer Reklamation oder Retoure. Hierbei stellt der Kunde eine Rechnung an den Lieferanten. Ein zweiter Fall sind sogenannte Gutschriftverfahren, bei dem die Rechnung durch den Leistungsempfänger selbst ausgestellt wird. Für beide Fälle hat GS1 Germany jetzt entsprechende Mustervereinbarungen entwickelt, die auf der Empfehlung von 2009 basieren.

Darüber hinaus wurde eine Empfehlung für WebEDI-Rechnungen ausgesprochen, der zufolge die reguläre Mustervereinbarung verwendet werden kann, da WebEDI als Verfahren zur Erzeugung von EANCOM®-Rechnungen anerkannt ist.

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