Versenden Unternehmen Produkte, stellen sie einen Lieferschein auf Papier aus, der die Lieferung bis zum Wareneingang begleitet. Er wird manuell weitergereicht und bearbeitet. Das ist zeitaufwändig, fehleranfällig und verbraucht Ressourcen. Der digitale Lieferschein soll diese Probleme bald beheben. In einem gemeinsamen Pilotprojekt der Bundesvereinigung Logistik (BVL), GS1 Germany und T-Systems wurde die Lösung in der Praxis verprobt. 20 Unternehmen aus Konsumgüter-Industrie, Handel und Logistik testeten im August und September vier Wochen lang den digitalen Lieferschein. Erfolgreich: 68 Prozent der befragten Anwender:innen würden die standardisierte Branchenlösung zur digitalen Abwicklung von Lieferscheinen gerne weiternutzen.
Denn, so das Ergebnis: Die Dauer einzelner Lieferprozesse verkürzte sich mitunter um bis zu zehn Tage. „Spediteure sparen sich den gesamten Aufwand der Dokumentation von Lieferscheinen – vom Einscannen übers Archivieren bis zur Auskunftspflicht“, sagt Oliver Püthe, Leiter des Projekts bei GS1 Germany. Die detaillierten Ergebnisse des Pilotprojektes wurden am 6. Oktober 2021 auf dem digitalen Symposium „Paperless Logistics“ vorgestellt. Im Projektverlauf gefielen den Teilnehmenden besonders die kontaktlose Übergabe des Dokuments mithilfe des QR-Code Scans, die digitale Unterschrift sowie die Einsparung des Lieferscheindrucks. Sie begrüßten außerdem, dass die Qualität des Belegs nicht durch mehrere manuelle Durchläufe leidet. Zu den Vorteilen zählt ihrer Meinung nach auch die zeitnahe und vollständige Verfügbarkeit von Abliefernachweisen inklusive der gut lesbaren Informationen zu Anlieferdifferenzen.
„Der Digitale Lieferschein ist ein wichtiger Baustein für durchgängig digitale Geschäftsprozesse in der Transportlogistik“, sagt Christian Grotemeier, Geschäftsführer der BVL. In Zukunft soll jeder Partner in der Lieferkette digital auf seine Lieferscheine zugreifen, sie kommentieren und mit einer Unterschrift quittieren können.
Betrieben wird der Digitale Lieferschein als Web-App in der Open Telekom Cloud. Jeder Beteiligte am Lieferprozess hat nach genau definierten Rechten Zugriff. Als ersten Schritt hinterlegen die verladenden Unternehmen die Lieferscheine digital. Damit das digitale Dokument eindeutig der jeweiligen Lieferung zugeordnet werden kann, nutzen sie den GS1 Standard GDTI (Global Document Type Identifier). Beim Verladen scannen die Fahrer:innen einen QR-Code mit der Smartphone-Kamera. Sie erhalten so einen zeitlich begrenzten, sicheren Zugriff auf den Digitalen Lieferschein in der Cloud. Dieser enthält ebenfalls einen QR-Code. Er wird bei Anlieferung vorgezeigt. Der Empfänger scannt den angezeigten QR-Code und bestätigt elektronisch den Erhalt der Ware. Damit lassen sich die nachfolgenden Schritte, wie Erstellung von Ablieferbeleg und Abrechnungen an Händler und Spediteur, direkt anstoßen. Der Prozess ist dabei sicher: „Die Verarbeitung der Daten über die Open Telekom Cloud sorgt für beste Verfügbarkeit und entspricht dem Datenschutz nach europäischen Standards“, sagt Ludger Vennewald, zuständig für Sales Mobility, Transport & Logistics bei T-Systems.
Nach Auswertung des Pilotprojektes wird der Digitale Lieferschein weiterentwickelt. Zudem entsteht eine GS1 Anwendungsempfehlung, die Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen soll. Bereits 2022 könnte es erste konkrete Anwendungen geben.
Pressefoto: Scan des QR-Codes zum Abruf des digitalen Lieferscheins im Wareneingang (Quelle: Rewe)
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